|
Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığından:
ELEKTRONİK DEFTER GENEL TEBLİĞİ (SIRA NO: 1)’NDE
DEĞİŞİKLİK YAPILMASINA DAİR TEBLİĞ
(SIRA NO: 3)
MADDE 1 – 13/12/2011 tarihli ve 28141
sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:
1)’nin 3 üncü, 4 üncü, 5 inci, 6 ncı ve 7 nci bölümleri
aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.
“3. Genel Olarak e-Defter Uygulaması ve e-Defter Uygulamasına Dâhil
Olma Zorunluluğu
3.1. Genel Olarak e-Defter Uygulaması
3.1.1. e-Defter, şekil hükümlerinden
bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince
tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan
elektronik kayıtlar bütünü olup, bu uygulama yoluyla defter dosyalarının
elektronik dosya biçiminde hazırlanması, kağıda bastırılmaksızın
oluşturulması, kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının
doğruluğunun elektronik imza/mali mühür araçları ile garanti altına alınması
ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi sağlanmaktadır.
3.2. e-Defter Uygulamasına Dâhil Olma Zorunluluğu
3.2.1. Aşağıda sayılan mükelleflerin
e-Defter uygulamasına dâhil olmaları zorunludur.
1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler.
2- Türk Ticaret Kanununun 397 nci maddesinin dördüncü fıkrası
uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler.
3.2.2. Başkanlık, yapılan analiz veya
inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük
olduğu tespit edilen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör
ve ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş
hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle e-Defter uygulamasına
geçme zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Kendisine yazılı bildirim yapılan
mükelleflerin, yazılı bildirimde belirtilen süreler içinde e-Defter
uygulamasına dâhil olması gerekmektedir.
3.2.3. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi
ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile
iktisadi kamu kuruluşlarının e-Defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu
bulunmamakla birlikte isteğe bağlı olarak uygulamaya dâhil olabilirler.
3.2.4. Bu Tebliğ ile belirlenen zorunluluk
kapsamına girmeyenlerden 17/12/2017 tarihli ve 30273 sayılı
Resmî Gazete’de yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra
No: 486) ile usul ve esasları belirlenen Defter Beyan Sistemi kapsamı dışında
kalan mükelleflerin de istemeleri halinde e-Defter uygulamasına dâhil olması
mümkündür. e-Defter uygulamasına isteğe bağlı olarak dâhil olanlar,
başvurularını izleyen ayın başından itibaren defterlerini e-Defter olarak
tutabilirler.
3.2.5. e-Defter uygulamasına geçme
zorunluluğu olduğu belirtilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma
şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev’i)
değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel
kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev’i) değişikliği sonucunda
ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler elektronik defter uygulamasına
geçmek zorundadır. Uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret
siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.
3.2.6. e-Defter uygulamasına dâhil olma
zorunluluğu bulunan mükelleflerden;
1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e-Fatura
uygulamasına geçiş süresi içinde (e-Fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu
olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren),
2- Bu Tebliğ yayım tarihi itibarıyla Türk Ticaret Kanununun 397 nci maddesinin
dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler 1/1/2020 tarihinden
itibaren, 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma şartlarını
sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından
itibaren,
e-Defter uygulamasına geçmek ve edefter.gov.tr adresinde
format ve standardı belirlenen defterleri e-Defter olarak tutmak
zorundadırlar.
3.2.7. Zorunluluk getirildiği halde
e-Defter uygulamasına süresi içinde geçmeyen mükellefler hakkında Vergi Usul
Kanununda öngörülen cezai hükümler uygulanır.
4. Uygulamadan Yararlanmaya İlişkin Usul ve Esaslar
4.1. Başvuru
4.1.1. Bu Tebliğ kapsamında gerek
zorunlu olarak gerekse ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda
oluşturacak, kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek gerçek ve tüzel kişi
mükelleflerin aşağıda yer alan şartları yerine getirerek edefter.gov.tr adresinde
yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak e-Defter uygulamasına başvuruda
bulunması gerekmektedir.
a) Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümleri
çerçevesinde üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya bu Tebliğ
çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları.
b) Tüzel kişi mükelleflerin bu Tebliğ çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş
olmaları.
c) e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve
ibrazında kullanılacak yazılımın, Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir
yazılım olması.
4.1.2. Başkanlık veya Genel Müdürlük,
gerek görmesi halinde başvuru sürecinde edefter.gov.tr adresinde
yayımlanan kılavuzlara ilave olarak diğer teknik bilgi ve belge talebinde
bulunabilir.
4.1.3. e-Defter uygulamasından
yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesi edefter.gov.tr adresinden
yayımlanır.
4.2. Yazılımların Uyumluluk Onayı
4.2.1. Defterlerini elektronik ortamda
oluşturacak, kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek gerçek ve tüzel kişi
mükelleflerin, e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve
ibrazında kullanacakları yazılımın Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir
yazılım olması gerekmektedir.
4.2.2. Müşterilerinin ihtiyaçları
doğrultusunda özel veya paket yazılım üreten yazılım üreticileri ile
yazılımlarını kendi geliştiren mükellefler, bu Tebliğde belirtilen esaslara
uygun e-Defter oluşturan, kaydeden, onaylayan, muhafaza eden yazılımlarının
onaylanması amacıyla, aşağıda yer alan bilgi ve belgeler ile birlikte
Başkanlığa yazılı olarak başvuruda bulunacaktır:
a) Onay talebine ilişkin yazılı dilekçe.
b) Yazılımın adı, sürüm numarası gibi ayırt edici özellikleri.
c) Onayı istenen yazılım ile ilgili olarak aşağıda yer alan bilgileri
içeren teknik doküman veya dokümanlar:
1- Yazılımın geliştirilmesinde kullanılan programlama dili, dosya
sistemi, çalıştığı işletim sistemi gibi genel özellikleri.
2- Bu Tebliğde yer alan oluşturma, kaydetme, onaylama, muhafaza ve ibraz
gibi temel süreçlere ait iş akış şemaları.
ç) Bu Tebliğ çerçevesinde belirlenen format ve standartlara uygun olarak
ve onaya sunulan yazılım tarafından oluşturulan elektronik imzalı veya mali
mühürlü elektronik defter örnekleri.
d) Gerek duyulması halinde onaylanması istenen yazılımın kuruluma hazır
bir örneği.
4.2.3. Aşağıda sayılan hususlarda
yapılacak testleri başarılı bir şekilde tamamlayan yazılımlara uyumluluk
onayı verilecektir:
a) edefter.gov.tr adresinden duyurulan kılavuzlarda
öngörülen veri standartları ve formata uygun olarak elektronik kayıt
oluşturulması.
b) e-Defterlerin üretilmesi, kaydedilmesi ve bunların ibrazına ilişkin
şartların sağlanması.
c) Mali Mühür, elektronik imza, mobil imza ve zaman damgası kullanımının
doğru bir şekilde gerçekleştirilmesi.
ç) edefter.gov.tr adresinde açıklanan Elektronik Defter
Uygulaması onay süreçlerine ilişkin işlemlerin yerine getirilmesi.
d) Duyurulan diğer şartların yerine getirilmesi.
4.2.4. Yazılımların testleri
üreticileri tarafından yaptırılacak ve testi başarılı biçimde
tamamlayanlar edefter.gov.tr adresinden ilan edilecektir.
İlan edilen yazılımlar aracılığı ile e-Defter tutacakların ayrıca test
yapmalarına gerek bulunmamaktadır. Kendi yazılımını kendisi geliştiren
mükelleflerden test sürecini başarılı bir şekilde tamamlayanlar internet
sitesinden ilan edilmeyecektir. Uyumluluk onayları ile ilgili test planı,
test süreci ve ilgili diğer teknik dokümanlar edefter.gov.tr adresinden
duyurulacaktır.
4.2.5. Başkanlık tarafından uyumluluk
onayı verilen yazılımlarda, yazılım üreticileri veya yazılımlarını kendi
geliştiren mükellefler tarafından gerçekleştirilecek güncellemelerin de
Başkanlık tarafından teste tabi tutulması gerekmektedir. Başkanlık tarafından
yapılan testleri başarılı şekilde tamamlayan güncel yazılımlar edefter.gov.tr adresinde
ilan edilecektir.
4.3. e-Defter Dosyalarının
Oluşturulması ve Berat Dosyalarının e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi:
4.3.1. Bu Tebliğ kapsamında e-Defter
uygulamasına dâhil olanlar, edefter.gov.tr adresinde
duyurulan format ve standartlara uygun olarak aylık dönemler itibarıyla
e-Defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Bu Tebliğ
kapsamında e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler dahil
oldukları aydan itibaren söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.
Bu mükelleflerin kağıt ortamında tuttukları defterler hiç
tutulmamış sayılır.
4.3.2. Vergi Usul Kanununun 219 uncu
maddesinin (b) bendinde belirtilen ve defter kaydı yerine geçecek belgelerin
(bundan sonra “Muhasebe Fişi” olarak anılacaktır), e-Defter kayıtları ile
birlikte muhafaza edilmesi ve yetkili mercileri tarafından istenildiğinde
ibraz edilmesi zorunludur.
4.3.3. e-Defter tutma sürecinde hesap
döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın
alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili
aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçer.
4.3.4. Uygulamadan yararlananlar aylık
dönemler halinde oluşturacakları e-Defter ve berat dosyalarını, aşağıda
belirtilen sürelerde oluşturmak, NES veya Mali Mühürle zaman damgalı
imzalamak/onaylamak ve berat dosyaları e-Defter uygulamasına yüklemek
suretiyle Başkanlıkça onaylı halini almak zorundadırlar:
1- Defter ve berat dosyalarının ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın
son gününe kadar,
2- Hesap dönemlerinin son ayına ait defter ve berat dosyaları, gelir veya
kurumlar vergisi beyannamelerinin verildiği ayın son gününe kadar.
3- Dileyen mükellefler, her hesap dönemine ilişkin ilk ayda (hesap dönemi
içinde işe başlayanlarda işe başlanılan ayda), tercihlerini e-Defter
uygulaması aracılığıyla elektronik ortamda bildirmeleri şartıyla, her bir
geçici vergi döneminin aylarına ait e-Defter ve berat dosyalarını her ay için
ayrı ayrı olmak üzere, ilgili olduğu geçici vergi dönemine ilişkin
geçici vergi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar (son dönem geçici
vergi dönemine ilişkin ayların defter ve berat dosyalarının gelir vergisi
mükelleflerinde gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar, kurumlar
vergisi mükelleflerinde ise kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayın
sonuna kadar) oluşturma, NES veya Mali Mühürle imzalama/onaylama ve berat
dosyalarını e-Defter uygulamasına yükleyerek Başkanlıkça onaylı halini alma
imkânından da yararlanabilirler. Tercihlerini bu bentte belirtilen süre
içinde bildirmeyen mükellefler hakkında bu fıkranın 1 ve 2 numaralı
bentlerinde belirtilen tarihler esas alınır. Ayrıca yapılan tercih, tercih
bildirim süresi içinde yapılan değişiklikler hariç olmak üzere, müteakip
hesap dönemlerine ait tüm aylar için geçerlidir. Tercihini geçici vergi
dönemi bazında yapan mükelleflerden, defter ve berat dosyalarına ilişkin
işlemlerini belirtilen sürede gerçekleştirmeyenler hakkında cezai
müeyyidelerin tayininde her bir ay, ayrı ayrı dikkate alınır.
Bu fıkrada yer alan açıklamalar çerçevesinde defter ve berat dosyalarını
oluşturma, NES veya Mali Mühürle imzalama/onaylama ve Başkanlık onaylı berat
dosyalarını alma süreleri aşağıdaki tabloda belirtilmektedir.
4.3.5. Başkanlık Mali Mührünü de
içeren berat dosyaları e-Defter tutanlar tarafından e-Defter uygulamasından
indirilerek, istenildiğinde yetkili birimlere ibraz edilmek üzere ilgili
olduğu e-Defter dosyaları ile ilişikli şekilde birlikte muhafaza edilir.
4.3.6. Başkanlık bu bölümde belirtilen
e-Defter oluşturma, imzalama ve elektronik defter ve/veya beratlarının
Başkanlık sistemine yüklenmesine ilişkin süreleri gerek görmesi halinde bir
aya kadar uzatmaya yetkilidir. Başkanlık süre uzatımı yetkisini il, bölge, sektör
ve mükellef grupları için kullanabileceği gibi tüm e-Defter kullanıcılarını
kapsayacak şekilde de kullanabilir.
4.3.7. e-Defter ve berat dosyalarının
mükelleflerin kendilerine ait NES veya Mali Mühür ile imzalanması esas
olmakla birlikte, mükellefler tarafından noterde tanzim olunan özel vekaletnamede veya
Başkanlık tarafından belirlenen usullere göre oluşturulan elektronik
imzalı muvafakatnamede belirtilmesi kaydıyla; Başkanlıktan bu
hususta izin alan özel entegratörlerin veya yazılım uyumluluk onayı
verilen yazılım firmalarının ya da defter tutma hususunda 3568 sayılı Kanun
hükümleri çerçevesinde yetki verilen meslek mensuplarının Mali Mührü ya
da NES’i ile zaman damgalı olarak imzalanması/onaylanması ve bunlar
tarafından defter ve berat dosyalarının Başkanlık sistemlerine yüklenmesi de
mümkündür. Bu amaçla tanzim olunan özel vekaletnamede veya muvafakatnamede;
hangi ay/yıl/hesap dönemine ait e-Defter ve beratların hangi özel entegratör veya
yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmaları ya da meslek mensubu
tarafından imzalanmasına yetki verildiği açık bir şekilde belirtilmeli ve
mükellef tarafından söz konusu vekâletname veya muvafakatname bilgilerinin
e-Defter uygulaması aracılığı ile Başkanlık sistemine yüklenmesi
gerekmektedir. Tanzim olunan özel vekaletname veya muvafakatname bilgilerinin
Başkanlık sistemine yüklenmesini müteakip, vekaletnamede veya muvafakatnamede belirtilen
ay/yıl/hesap dönemlerine ait e-Defter ve beratların özel entegratörün,
yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının ya da meslek mensubunun
Mali Mührü ya da NES’i ile de imzalama ve yükleme işlemleri
gerçekleştirilebilir. Bu suretle özel entegratörlere, yazılım uyumluluk
onayı verilen yazılım firmalarına ya da meslek mensuplarına e-Defter
dosyalarının ve beratlarının imzalanma ve yükleme izninin verilmesi,
mükelleflerin bu işlemlerden doğan hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan
kaldırmaz. Vekaletnamede veya muvafakatnamede belirtilmeyen
ay/yıl/hesap dönemlerine ait e-Defter ve beratların mükellefin kendisine ait
NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak imzalanması gerekmektedir.
Başkanlık, bu fıkranın uygulanmasına ilişkin usul ve esasları edefter.gov.tr adresinde
yayımlanacak kılavuzlar ile belirler.
4.3.8. e-Defter ve berat dosyalarının
oluşturulması, imzalanması/onaylanması için bu bölümde belirtilen süreler,
e-Defterlerin Başkanlık tarafından belirlenen format ve standartta
oluşturulması, imzalanması, oluşturulan e-Defterlerin teknik kontrollerden
geçirilmesi, gerçekleştirilen muhasebe kayıtlarının tamamının oluşturulan
e-Defter dosyalarında bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi ve e-Defter
dosyalarına ait berat dosyalarının oluşturulması, imzalanması ve bu
beratların Başkanlık sistemine yüklenmesi için öngörülen azami süreler olup
beyanname ve ödeme sürelerini herhangi bir şekilde etkilememektedir. Belirtilen
süreden önceki tarihlerde de e-Defterlerin oluşturulması ve Başkanlık
sistemlerine e-Defter berat dosyalarının yüklenmesi de mümkündür.
4.3.9. Aylık dönem, sadece onaya
sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait
kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de e-Defter
tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde e-Defter
tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde
eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.
4.3.10. Yukarıda sayılan işlemlerin
neticesinde oluşturulan e-Defterler, Başkanlık tarafından onaylanan beratları
ile birlikte muhafaza ve ibraz edilmesi koşuluyla Vergi Usul Kanunu ve Türk
Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.
4.3.11. Başkanlık tarafından
gerçekleştirilen berat onay işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların
içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi
incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.
4.3.12. Herhangi bir kesinti veya sistem
arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin
gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, NES veya Mali Mühür ile
zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda
kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE’den temin edilecektir.
Beratların, Başkanlığa sunumunu engelleyen kesinti veya arıza durumunun
ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar Başkanlık onayına
sunulması işlemi gerçekleştirilecektir.
4.4. e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza
ve İbrazı
4.4.1. Bu Tebliğ kapsamında, e-Defter
uygulamasına dâhil olanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken
aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar:
a) e-Defter dosyaları ve bunlara ait berat dosyaları birbirleri ile
ilişkili şekilde elektronik ortamda, muhasebe fişleri ise kağıt ve/veya
elektronik ortamda, istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmek
zorundadır.
b) e-Defter dosyaları, berat dosyaları ve elektronik ortamda
oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının
inkâr edilmezliği, NES veya Mali Mühür ile garanti altına alındığı için kağıt ortamında
saklanmayacak (kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç)
ve elektronik ortamdaki bu dosyaların kağıt ortamdaki hali hukuken hüküm
ifade etmeyecektir.
c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, e-Defter dosyaları,
elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri ve ilgili berat dosyalarını
vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler
dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda (kağıt ortamda
tutulması tercih edilen muhasebe fişleri kağıt ortamda) muhafaza ve
istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz
ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, e-Defter dosyalarının, elektronik
ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının doğruluğuna,
bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür
değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve
görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Defterlere istenildiğinde
kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde
görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi
sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
d) e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulamasına dâhil olan
mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi
mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi,
muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmamakta ve Başkanlık ve Genel
Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza
yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye
Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi
zorunludur.
e) e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil
kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama
hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin
alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da
Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren
asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur. e-Defter ve
beratların teknik yeterliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta saklama izni
verilen özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde muhafaza
usulü ile muhafaza edilmesi sürecinde e-Defter uygulamasına dâhil olan
mükellefler ve özel entegratörler tarafından uyulması gereken
genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin usul ve esaslar, Başkanlık tarafından
hazırlanarak edefter.gov.tr adresinde yayımlanan “e-Defter
Saklama Kılavuzu”nda açıklanır. e-Defter ve berat dosyalarına ait
ikincil kopyalarının bu fıkra uyarınca muhafazası için gerekli yükleme
işlemlerinde bu Tebliğin (4.3.4) numaralı fıkrasında belirtilen süreler
dikkate alınır.
f) Başkanlıktan e-Defter saklama hizmeti konusunda izin alan özel entegratörler,
saklama hizmeti verdikleri mükelleflere ait e-Defter dosyaları ve beratları
ile bunlara ilişkin bilgileri, mükellefin yazılı izni olmaksızın Başkanlık ve
Genel Müdürlük dışında üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Özel entegratörler,
saklama hizmetini verdikleri mükelleflere ait e-Defterlerin bütünlüğünden,
güvenliğinden, gizliliğinden ve Başkanlığın ve Genel Müdürlüğün uzaktan
erişimine imkan sağlamaktan sorumludurlar. Mükellefin yazılı izni
olmaksızın, e-Defter bilgilerini Başkanlık ve Genel Müdürlük dışındaki üçüncü
kişilerle paylaştığı tespit olunan özel entegratörlerin diğer
kanunların öngördüğü cezai sorumlulukları dışında ayrıca Başkanlık tarafından
özel entegratörlük izinleri iptal edilebilir.
g) e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının muhafaza işleminin
Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin ya da Başkanlığın bilgi
işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi, mükellefin asıl e-Defter ve berat
dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz. Bu çerçevede
e-Defter ve berat dosyalarının yetkili makamlara ibrazı öncelikle ilgili
mükelleften yazılı olarak istenecektir. İlgili mükellef tarafından
e-Defter dosyaları ile beratlarının yazılı talebe rağmen yetkili makamlara
ibraz edilmediğinin veya edilemediğinin tevsikini müteakip, saklama hizmetini
veren özel entegratörden Başkanlık aracılığı ile ya da muhafaza
işleminin Başkanlık sistemlerinde yapılması halinde ise Başkanlıktan, resmi
yazılı talepte bulunularak ilgili e-Defter ve berat dosyalarının ikincil
kopyalarının ibrazı istenebilecektir. Bu suretle Başkanlık aracılığı ile
özel entegratörden e-Defter dosyaları ve beratlarının ibrazı talep
edildiğinde, ilgili özel entegratör ivedilikle (her hal ve şartta
talebin tebliğ tarihinden itibaren 15 günlük süreyi aşmayacak şekilde)
Başkanlığa talep edilen e-Defter ve berat dosyalarını ibraz etmek
mecburiyetindedir. e-Defter ve berat dosyalarının saklama hizmeti verme
konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin listesi edefter.gov.tr adresinde
Başkanlık tarafından yayımlanır.
5. e-Defter Uygulamasından Yararlanma İzninin İptali
5.1. e-Defter oluşturma izni
bulunmakla birlikte, bu Tebliğde belirtilen veya bu Tebliğ kapsamında
Başkanlık ve Genel Müdürlük tarafından belirlenen usul ve esaslara uymayan ve
yapılacak uyarıya rağmen gerekli tedbirleri almayanların, e-Defter oluşturma
izinleri yapılacak değerlendirme üzerine iptal edilebilir. İzinleri iptal
edilenler, bir yıl süre ile e-Defter uygulamasından yararlanamazlar.
6. Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler
6.1. e-Defter oluşturulurken, bu Tebliğde
belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve Türk
Ticaret Kanununda yer alan hükümlere uyulması zorunludur.
6.2. Bu Tebliğde yer alan usul ve
esaslara aykırı biçimde e-Defter oluşturan veya oluşturdukları e-Defterleri
ve bunlarla ilişkili berat dosyaları ile muhasebe fişlerini yetkili
makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre
Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır.
6.3. e-Defter tutanlar bu Tebliğ
çerçevesinde oluşturdukları e-Defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek
duruma uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu kapsamda Başkanlığın herhangi
bir sorumluluğu bulunmamaktadır. e-Defter beratı, e-Defterlerin
değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, e-Defterlerin içeriğine yönelik bir
onayı ifade etmemektedir.
6.4. Hazine ve Maliye Bakanlığı ile
Ticaret Bakanlığı gerek görmesi halinde, bu Tebliğde belirlenen esaslar ile
sınırlı olmak üzere, uygulamadan yararlananların, e-Defter saklama hizmeti
veren özel entegratörlerin ve uyumluluk onayı verilen yazılım
firmalarının bilgi işlem sistemlerini ve/veya yazılım sistemlerini denetleme
veya denetlettirme yetkisine sahiptir. e-Defter tutanlar, e-Defter
saklama hizmeti veren özel entegratörler ve uyumluluk onayı verilen
yazılım firmaları bu denetimler sırasında, gerekli her türlü imkânı (uygun
donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi)
sağlamak zorundadır. Bu kapsamdaki denetim yetkisi mahallinde kullanılabileceği
gibi, bu süreçte uzaktan erişim yöntemlerinin kullanılması da istenilebilir.
6.5. Uyumluluk testini geçen
yazılımların gerekli şartları sürekli olarak taşımaları için bu yazılımların
üreticilerinin ve kullanıcılarının gerekli önlemleri almaları zorunludur.
Başkanlıkça yapılan kontroller sonrasında uyumlu yazılımlarda tespit edilen
eksikliklerin ilgili yazılımcı tarafından giderilmesi amacıyla Başkanlık
nezdinde yapılan testlerde belirtilen eksikliklerin belirlenen sürede
giderilmemesi halinde; uyumlu yazılım yetkisi belirli süre askıya alınabilir
veya uyumlu yazılım izni iptal edilebilir.
6.6. Bu Tebliğ kapsamında e-Defter
uygulamasına dâhil olanlar, e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratörler ve
uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının, bilgi işlem sistemini oluşturan
yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde
kısmen veya tamamen denetim elemanlarının veya Hazine ve Maliye Bakanlığı ile
Ticaret Bakanlığınca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini
engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.
6.7. e-Defter uygulamasına dâhil olan
mükelleflerin, Tebliğin (4.3) numaralı bölümünün (ç) bendinde belirtilen
sürelerde e-Defter ve berat dosyalarını, oluşturmaması,
imzalamaması/onaylamaması veya oluşturulan e-Defter dosyaları ve/veya bunlara
ait berat dosyalarının Başkanlığın onayına sunulmak üzere Başkanlık
sistemlerine yüklememesi ya da süresinden sonra yüklenmesi halinde, diğer
vergisel yükümlülükler ile birlikte Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai
hükümler uygulanır.
7. Diğer Hususlar
7.1. e-Defter tutanlar, Vergi Usul
Kanununda belirtilen “Mücbir Sebep” halleri nedeniyle e-Defter veya
beratlarına ait kayıtlarının bozulması, silinmesi, zarar görmesi veya işlem
görememesi ve e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza edildiği e-Defter
saklama hizmeti veren özel entegratör kuruluşlardan veya
Başkanlıktan ikincil örneklerinin temin edilemediği hallerde, söz konusu
durumların öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi ve belgeleri ile
birlikte 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yetkili mahkemesine
başvurarak kendisine bir zayi belgesi verilmesini istemelidir. Mahkemeden
zayi belgesinin temin edilmesini müteakip, zayi belgesi ile birlikte durumun
Başkanlığa yazılı olarak bildirilmesi ve Başkanlık tarafından istenilen bilgi
ve belgelerin (talep edilecek bilgi ve belgeler e-Defter Uygulama Kılavuzunda
açıklanır) ibraz edilmesi halinde, mükelleflerin zayi olan e-Defter
kayıtlarının yeniden oluşturulması ve bunlara ait yeni oluşturulan e-Defter
ve berat dosyalarının e-Defter uygulaması aracılığı ile Başkanlık sistemine
yeniden yüklenmesi için Başkanlık tarafından yazılı izin verilir.
7.2. e-Defter tutanlar, e-Defterlerin
oluşturulması sırasında kullandıkları bilgi işlem sisteminin sağlıklı biçimde
çalışabilmesi ile ilgili yeterli teknik ve güvenlik önlemlerini almakla
yükümlüdür. e-Defter ve beratların imzalanmasında kullanılan elektronik
imza araçları ile mali mühürlerin, mükelleflerin elinde olmayan
sebeplerle arızalanması, çalınması ve benzeri diğer nedenlerle elektronik
defter ve beratların bu Tebliğde öngörülen sürelerde imzalama işleminin
gerçekleştirilememesi halinde, mükellefler söz konusu durumu ve
yeni elektronik imza aracının/mali mührün teminine yönelik başvuru
işlemlerinin yapıldığını tevsik eden bilgi ve belgelerle Başkanlığa başvurmak
zorundadır. Yeni elektronik imza aracının/mali mührün temin edilmesini
müteakip en geç üç iş günü içinde imzalanan e-Defter ve/veya berat
dosyalarının Başkanlık sistemine yüklenmesi gerekmektedir.
7.3. e-Defter tutanlar,
e-Defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin
haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde,
durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtlarını nasıl
tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
7.4. e-Defter tutanlar ve e-Defter
saklama hizmeti veren özel entegratörler, kanunlarla yetkili kılınan
kurum ve kişilerin talebi üzerine e-Defterlere ait bilgilerin oluşturulması
veya muhafazası sırasında kullanılan donanımların bulunduğu adres veya adreslerde
inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve
fiziki imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve
uzman personel gibi) sunmak zorundadır.
7.5. Önceden haber verilmek ve
hazırlıklar için yeterli zaman tanınmak kaydıyla, e-Defterlere ilişkin format
ve standartlarda değişiklik yapılabileceği gibi e-Defter oluşturma süreçleri
ile veri güvenliğine ilişkin standartlara uyma zorunluluğu getirilebilir. Bu
zorunluluk mükellef grupları itibarıyla farklılaştırılabilir.
7.6. e-Defter tutanların faaliyet
hacmi, teknolojik kısıtlar ve benzeri nedenlerle, başta veri bütünlüğü,
kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması olmak üzere e-Defter
oluşturulması, kaydedilmesi, onaylanması, muhafazası ve ibrazı ile ilgili
olarak mali mühür veya elektronik imza yerine başka yöntemlerin
kullanılmasına karar verilebileceği gibi uygulamadan yararlanmaya ilişkin
özel esaslar belirlenebilir.
7.7. Bu Tebliğ kapsamında, edefter.gov.tr adresinde
duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilir.
7.8. Elektronik ortamda
oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına izin verilen defterler
ile defterlerle ilişkili muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının elektronik
ortamda oluşturulmasına ilişkin standartlar, teknik ve uygulama kılavuzları
ile e-Defter uygulamasına ilişkin diğer kurallar edefter.gov.tr adresinde
duyurulur.
7.9. İstenilmesi halinde, e-Defter
kayıtlarına kaynak teşkil eden kayıt ve verilerin de Vergi Usul Kanunu ve
Türk Ticaret Kanunu kapsamında ibraz edilmesi zorunludur.
7.10. Gerekli görülen durumlarda,
e-Defterler ile e-Defterlerde yer alan bilgilere ilişkin olarak belirlenecek
standartlara uygun üretilecek diğer raporların ibrazı, e-Defter tutanlara ait
bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması sureti ile
istenebilir. Bu kapsamda, ifade edilen erişimin sağlanması için kullanılacak
yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili
süreçler edefter.gov.tr adresinde açıklanır. e-Defter
tutanların bilgi işlem sistemine erişim ile ilgili yetki, sektör, mükellef
grupları veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilir.
7.11. e-Defter uygulamasının altyapısı
ve işleyişi göz önünde bulundurularak, ilgilisine bilgi verilmek suretiyle,
uygulamadan yararlanmak isteyenlerin başvurularının cevaplanması belli bir
süre ertelenebilir veya başvuruları sıraya konulabilir. Önceden haber
verilmek ve hazırlıklar için yeterli zaman tanınmak kaydıyla, uygulama ile
ilgili her türlü standart ile diğer teknik konularda genel veya özel
değişiklikler yapılabileceği gibi uluslararası standartlara uyma zorunluluğu
getirilebilir.”
MADDE 2 – Bu Tebliğin 1 inci maddesiyle
değiştirilen 4 üncü bölümünün (4.3.4) numaralı fıkrasının 3 numaralı bendi
ile aynı bölümün (4.3.7) numaralı fıkrası 1/1/2020 tarihinde, diğer
hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
MADDE 3 – Bu Tebliğ hükümlerini Hazine ve
Maliye Bakanı ile Ticaret Bakanı birlikte yürütür.
|
